KVKK Aydınlatma Metni

1. Aydınlatma Metninin Amacı

İCT Bilgi Teknolojileri A.Ş. ("İCT" veya "Şirket"), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") çerçevesinde "Veri Sorumlusu" sıfatıyla hareket etmektedir. İşbu Aydınlatma Metni; KVKK'nın 10. maddesi ve "Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ" kapsamında, kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veri kategorileri aşağıdaki gibidir:

• Kimlik: Ad, soyad.
• İletişim: E-posta adresi, telefon numarası, adres bilgileri.
• Müşteri / Çalışılan Kurum: Şirket adı, departman, pozisyon.
• Talep / Şikâyet Yönetimi: Demo, teklif veya bilgi talebine ilişkin mesaj içeriği, ilgilendiğiniz ürün veya hizmet.
• İşlem Güvenliği: IP adresi, log kayıtları, çerez kimliği, oturum bilgileri.
• Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Açık rızanız doğrultusunda toplantı, demo veya eğitimlerde alınan kayıtlar.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla, KVKK'nın 4. maddesinde yer alan ilkelere ve 5. ile 6. maddelerinde yer alan hukuki sebeplere uygun olarak işlenmektedir:

• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi;
• Mal / hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi;
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi;
• Müşteri ilişkileri yönetimi;
• Talep / şikâyetlerin takibi ve sonuçlandırılması;
• Açık rızanızın bulunması hâlinde reklam / kampanya / promosyon faaliyetlerinin yürütülmesi;
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi;
• Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi;
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

4. İşlemenin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak işlenmektedir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi;
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması;
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması;
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması;
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması;
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması;
• Yukarıdaki sebeplerden hiçbirinin uygulanmadığı hâllerde, ilgili kişinin açık rızasının alınması.

5. Kişisel Verilerin Aktarımı

Kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen taraflarla, sınırlı amaç ve gerekli durumlarda, KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak paylaşılabilir:

• Bulut altyapı, e-posta ve haberleşme hizmeti aldığımız Türkiye'de yerleşik tedarikçilerimiz;
• Bağımsız denetçiler, danışmanlar ve hukuk büroları (gerektiğinde);
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (mevzuattan kaynaklanan zorunluluklar çerçevesinde);
• Açık rızanızın bulunduğu hâllerde belirli iş ortaklarımız.

Kişisel verileriniz, kural olarak yurt dışına aktarılmamaktadır. Aktarımın gerektiği hâllerde KVKK'nın 9. maddesinde yer alan koşullara uygun hareket edilir.

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; web sitemiz üzerindeki iletişim ve demo formları, e-posta, telefon, posta yoluyla iletişim, toplantı / etkinlik kayıt formları ve web sitesi çerezleri / analitik araçları aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanmaktadır.

7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun olarak belirlenen saklama süreleri boyunca muhafaza edilir. Süre sonunda kişisel verileriniz; "Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

8. Veri Sahiplerinin Hakları (KVKK Madde 11)

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, kişisel veri sahibi olarak Şirketimize başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme;
• b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
• d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme;
• e) KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
• f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• g) İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
• ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru Yöntemi

Yukarıda yer alan haklarınızı kullanmak için "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" hükümlerine uygun olarak Şirketimize başvurabilirsiniz:

• E-posta: Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizden veya güvenli elektronik imza ile kvkk@ictyazilim.com adresine.
• Posta: Kemal Nehrozoğlu Cad. 400. Sk. GOSB Teknopark Hibrit 1 Binası Kat: 1 B5 Gebze / KOCAELİ adresine, kimliğinizi tespit etmeye yarayan belgelerin nüshası ile birlikte ıslak imzalı dilekçe ile.

Başvurularınız, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

1. Purpose of This Disclosure

İCT Bilgi Teknolojileri A.Ş. ("İCT" or the "Company") acts as the "Data Controller" under the Personal Data Protection Law No. 6698 ("KVKK"). This Disclosure is provided pursuant to Article 10 of the KVKK and the relevant Communiqué on Procedures and Principles to Be Followed in Fulfilling the Disclosure Obligation, in order to inform you about the processing of your personal data.

2. Categories of Personal Data Processed

The categories of personal data we process are as follows:

• Identity: first name, last name.
• Contact: e-mail, phone, address.
• Customer / Employer: company name, department, position.
• Request / Complaint Management: demo, quote or information request content; product or service of interest.
• Transaction Security: IP address, log records, cookie identifiers, session data.
• Audio-Visual Records: recordings made during meetings, demos or training sessions where you have given explicit consent.

3. Purposes of Processing

Your personal data is processed in accordance with the principles in Article 4 of the KVKK and the legal grounds in Articles 5 and 6, for the following purposes:

• Conduct of communication activities;
• Conduct of sales of products and services;
• Management of contractual processes;
• Customer relationship management;
• Tracking and resolving requests / complaints;
• Carrying out advertising / campaign / promotion activities where you have given explicit consent;
• Information security operations;
• Conducting our activities in compliance with applicable legislation;
• Providing information to authorised persons, institutions and organisations.

4. Legal Grounds for Processing

Your personal data is processed on the legal grounds listed in Articles 5 and 6 of the KVKK:

• Where it is expressly stipulated in the laws;
• Where it is directly related to the conclusion or performance of a contract;
• Where it is mandatory for the data controller to fulfil its legal obligations;
• Where the data has been made public by the data subject;
• Where data processing is mandatory for the establishment, exercise or protection of a right;
• Where data processing is mandatory for the legitimate interests of the data controller, provided that the fundamental rights and freedoms of the data subject are not harmed;
• Otherwise, where the explicit consent of the data subject has been obtained.

5. Transfer of Personal Data

Your personal data may be shared with the following parties to a limited and necessary extent, in compliance with Articles 8 and 9 of the KVKK:

• Suppliers established in Türkiye that provide cloud infrastructure, e-mail and communication services;
• Independent auditors, consultants and law firms (when needed);
• Authorised public authorities (within the scope of statutory obligations);
• Certain business partners where you have given explicit consent.

As a rule, your personal data is not transferred abroad. Where transfer becomes necessary, it is carried out in accordance with the conditions set forth in Article 9 of the KVKK.

6. Method of Collection

Your personal data is collected via fully or partially automated means through our website's contact and demo forms, e-mail, phone and postal communication, meeting / event registration forms, and the website's cookies / analytics tools.

7. Retention

Your personal data is retained for the periods stipulated by the relevant legislation or for the period determined in line with our processing purposes. At the end of the retention period, your personal data is erased, destroyed or anonymised in accordance with the "Regulation on the Erasure, Destruction or Anonymisation of Personal Data".

8. Rights of the Data Subject (KVKK Article 11)

Under Article 11 of the KVKK you may exercise the following rights by applying to our Company:

• a) To learn whether your personal data is being processed;
• b) To request information about it if it has been processed;
• c) To learn the purpose of processing and whether it is used for that purpose;
• ç) To know the third parties to whom your personal data has been transferred, in Türkiye or abroad;
• d) To request the correction of personal data if it is incomplete or processed inaccurately;
• e) To request the erasure or destruction of personal data within the scope of Article 7 of the KVKK;
• f) To request that the actions taken under (d) and (e) be notified to the third parties to whom the data has been transferred;
• g) To object to the occurrence of an outcome against you arising from the analysis of the processed data exclusively through automated systems;
• ğ) To request compensation for damages incurred due to unlawful processing of your personal data.

9. Application Procedure

You may apply to our Company in accordance with the "Communiqué on the Procedure and Principles for Application to the Data Controller":

• E-mail: Via your registered e-mail (KEP) address or with a secure electronic signature, to kvkk@ictyazilim.com.
• Postal mail: A signed petition together with documents that establish your identity, sent to Kemal Nehrozoğlu Cad. 400. Sk. GOSB Teknopark Hybrid 1 Building Floor: 1 B5 Gebze / KOCAELİ.

Your applications are concluded free of charge as soon as possible and within at most thirty (30) days, depending on their nature. However, if the operation requires an additional cost, the fee determined by the Personal Data Protection Board may be charged.